Surat Dinas: Pengertian| Ciri-Ciri| Dan Struktur Surat Dinas - Rungkat24

Menulis mungkin bukanlah hal yang istimewa , lantaran menulis biasa dijalankan oleh kita selaku insan terbaru , apa lagi di zaman media lazim menyerupai di sekarang ini ,  kita sering menulis lewat media facebook , twitter , bahkan whatsapp dan pastinya masih banyak lagi media yang lain , mskipun cuma sekedar menulis status pribadi. akan tapi ketidak yakinan mulai muncul di saat kita menulis hal-hal yang resmi , sepert menulis surat dinas. Dalam penulisan surat dinas kita diharuskan menggunakan bahasa yang baku serta menggunakan ragam bahasa yang resmi sesuai denga EYD.

Untuk itu Melalui postingan ini saya akan membahas ihwal pemahaman surat dinas , ciri-ciri surat dinas , unsur apa saja yang terdapat dalam surat dinas , bagaimana penulisan surat dinas yang bagus dan benar , sehingga nantinya kita tidak merasa risau lagi dalam menulisa surat dinas. yuk kita simak bersama

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas merupakan surat yang ditulis oleh sebuah forum formal atau norformal terhadap seseorang atau forum lain untuk tujuan tertentu. Surat dinas bab dari surat resmi yang berhubungan dengan kedinasan , oleh lantaran itu penulisan surat dinas mesti memperhatikan contoh penulisan surat resmi , yakni menggunakan bahasa baku atau standar.

Ciri-ciri Surat Dinas

Ciri-ciri surat dinas kebanyakan merupakan selaku berikut :

• Terdapat kepala surat (KOP) serta nama instansi atau forum pada bab kepala surat.

• Surat dinas memiliki nomor surat , dan lampiran , selaku berkas pendukung.

• Serat dinas menggunakan bahasa baku dan remi , serta dibentuk dalam format tertentu.

• Pada bab surat terdapat salam pembuka dan salam epilog selaku bentuk kesopanan berkomunikasi lewat surat yang kita kenal dengan perumpamaan santun (tidak menyinggung perasaan orang lain)

• Surat dinas mesti dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/lembaga yang mengeluarkan surat

Unsur Surat Dinas / Struktur Surat Dinas

Adapun unsur-unsur yang terdapat pada surat dinas merupakan selaku berikut :

1. Kop/Kepala Surat

fungsi kepala surat : 

• memberikan informasi terhadap peserta surat tentang nama lembaga/instansi , alamat , nomor telepon , faksimil , dan informasi lain yang berhubungan dengan intansi pengantaran surat
• Sebagai fasilitas untuk memperkenalkan atau mengiklankan instansi pengirim surat.

Contoh kepala surat :

KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Pusat Teknologi , Informasi , dan Komunikasi

Jalan........ , Jakarta 55166 Telepon...........Faksimil

2. Tanggal Surat

Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.

Adapun fungsi dari tanggal surat merupakan untuk memberi tahu terhadap peserta surat ihwal waktu penulisan surat. 

Dalam penulisan tanggal hendaknya ditulis lengkap Tanggal (angka) , Bulan (huruf) , dan tahun (angka) , serta tidak perlu dicantumkan nama kota , karna telah terdapat di kepala surat.

Contoh penulisan tanggal yang tidak sempurna :

Tanggal 25 bulan juni Tahun 2019

Bandung , 30-05-2019

24 Des ‘19

Contoh penulisan tanggal yang sempurna :

25 Juni 2019 

Jakarta , 25 Juni 2019 (apa bila Kop surat tidak terdapat nama kota)

3. Nomor Surat

Berisi nomor surat keluar , baik itu aba-aba surat dan juga bulan serta tahun keluarnya surat.

Nomor surat tergantung pada penomoran forum terkait. Adapun posisi nomor surat berada di sebelak kiri dibawah kop surat. 

Penulisan nomor di awali dengan nomor urut surat itu dikeluarkan oleh instansi tersebut , kemudian disertai dengan aba-aba surat , kemudian oleh nama instansi yang penulisanya cuma perlu disingkat selaku sebuah penanda , kemudian angka romawi yang menampilkan bulan surat tersebut dibentuk , diakhiri dengan tahun surat dibentuk dan tidak diakhiri dengan tanda apapun menyerupai titik atau koma.

Antara tiap aba-aba cuma sanggup dibatasi dengan garis miring (/) , tanda hubung (-) atau tanda titik (.)

Contoh penulisan yang kurang sempurna :

Nomor : 25/Und/SMP.3/X/2019_

Contoh penulisan yang sempurna :

Nomor : 25/Und/SMPIT/X/2019

Nomor : 25.und.SMPIT.2019

Nomor : 25-Und-SMPIT-2019

4. Lampiran

Lampiran dipergunakan untuk pemberitahuan terhadap peserta surat bahwasannya ada berkas yang ditambahkan bareng surat. 

Lampiran surat lazimnya diisi bila ada surat tembusan atau berkas penunjang dari pengantaran surat tersebut. Jika tidak ada sesuatu yang ditambahkan , kata lampiran tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan lampiran yang tidak tepat:

Lampiran : 4(empat) lembar

Lampiran : satu (1) berkas

Lampiran : -

Contoh penulisan yang sempurna :

Lampiran : lima lembar

Lampiran : satu berkas

5. Hal

Hal surat merupakan tujuan dalam pengerjaan surat.

Fungsinya memberi tahu terhadap peserta surat ihwal pokok kendala yang ditulis di dalam surat. agar lebih efektif , hal surat sepantasnya tidak ditulis terlalu panjang , tapi terang dan sanggup meliputi seluruh isi surat.

Contoh penulisan yang tidak sempurna :

Hal : Undangan Untuk Menghadiri Rakernas Tanggal 5 juli 2009

Contoh penulisan yang sempurna :

Hal : Undangan

6. Alamat Tujuan

Berfungsi selaku isyarat eksklusif tentang pihak yang mesti menerima surat. unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat

Contoh penulisan yang tidak sempurna :

Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa

Jln. Bougenvile

Rawamangun

Jakarta 

Contoh penulisan yang sempurna : 

Yth. Kepala Pusat Bahasa

Jalan bougenvile

Rawamangun

jakarta

Ada dua alamat surat , yakni :

• Alamat dalam (pada helai surat);

• Alamat luar (pada amplop).

7. Salam Pembuka

Salam pembuka di akhiri dengan tanda baca koma( ,)

Contohnya :

Dengan hormat ,

Salam Pramuka ,

8. Isi Surat

Isi surat terdiri atas :

a. Paragraf Pembuka

Pembuka surat memiliki fungsi untuk mengirim dan memukau perhatian pembaca terhadap pokok surat     sesuai dengan tujuan surat.

Contoh :

Dalam rangka memperingati hari kartini , Sekolah Menengah Pertama Negeri 3 Akan Mengadakan…

b. Paragraf isi

isi pokok surat berisi sesuatu yang diberitahukan , dikemukakan , ditanyakan , diminta , dan sebagainya yang disampaikan terhadap pembaca surat. 

Adapun ajaran dalam penulisan isi pokok surat yang perlu diperhatiakan antara lain : 

• sampaikan maksud secara terang , 

• hindari pemakaian kependekan atau singkatan yang tidak lazim

• gunakan bahasa Indonesia yang bagus dan benar , sederhana , lugas , dan sopan (efektif) , penulisan pemerian aktivitas tidak diawali abjad Kapital

Contoh Penulisan yang Kurang Tepat :

Mohon kedatangan Bapak pada ,

Hari , Tanggal  : Sabtu , 24 februari 209

Waktu             : Pukul 20.00 s.d 22.00

Acara              : Rapat Koordinasi

Tempat            : Ruang Multimedia Sekolah Menengah Pertama 3 

Contoh penulisan yang tepat: 

Mohon kedatangan Bapak pada ,

hari ,  tanggal  : Sabtu , 24 Februari 209

waktu              : pukul 20.00 s.d 22.00 WIB

acara              : Rapat koordinasi

tempat            : Ruang Multimedia Sekolah Menengah Pertama 3 

c. Paragraf Penutup.

Didalam epilog isi surat berisi ucapan terimakasih terhadap semua hal yang dikemukakan pada isi surat.

Contoh penulisan yang kurang sempurna :

Atas kehadirannya , kami ucapkan terimakasih

Contoh penulisan yang tepat:

Atas kedatangan Bapak , kami ucapkan terima kasih.

9. Penutup Surat

Didalam epilog surat berisi salam epilog , nama jabatan , tanda tangan , nama terang , dan NIP (jika ada).

Contoh Penutup surat instansi Negeri :

Hormat kami ,

Kepala Dinas

Yuliani Yusuf , S.Pd.

NIP 1970999999999978786

Contoh Penutup surat Instansi Swasta :

Hormat kami ,

PT. Abadi Merdeka

Yuliani Yusuf

Pimpinan Perusahaan

10. Tembusan

Tembusah cuma ada bila surat membutuhkan tembusan untuk beberapa instansi yang terkait selaku pemberitahuan. 

Kaidah penulisan tembusan diawali dengan : 

• Penggunaan abjad kapital

• Diletakkan sebelah kiri pada kaki surat

• Lurus dengan bab Nomor , lampian dan hal 

• Kata Tembusan diakhiri dengan tanda titik dua (:)

• Apabila tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut sesuai jenjang jabatan ter tinggi.

Cntoh penulisan yang kurang sempurna :

Tembusan.

Kepada Yth. Bapak  Kepala Dinas Kabupaten Muaro Jambi

Kepada Yth. Bapak Inspektorat Kabupaten Muaro Jambi

Arsip

Contoh Penulisan yang sempurna :

Tembusan : 

Kepala Dinas Kabupaten Muaro Jambi

Kepala Inspektorat Kabupaten Muaro  Jambi

Berdasarkan Isinya , Surat Dapat Dibedakan Menjadi Empat

1. Surat pribadi

Surat pribadi sanggup bersifat resmi dan tidak resmi.

Contohnya :

• Tidak resmi: surat kekeluargaan , surat persahabatan dan sebagainya.

• Resmi : surat lamaran pekerjaan tuntutan izin , surat kuasa , surat perjanjian kesepakatan dan lain-lain.

2. Surat dinas

Surat yang menyangkut kedinasan menyerupai , Surat informasi , surat jalan , surat kelakuan baik , surat izin dan lain-lain.

3. Surat sosial

Surat yang digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat sosial atau tidak mencari untung

4. Surat Niaga/bisnis

Surat yang menampung duduk kendala niaga/perdagangan menyerupai , surat penawaran , surat reservasi barang , surat pengantaran , surat penagihan dan lain-lain

Demikianlah postingan ihwal penulisan surat dinas mudah-mudahan memberi manfaat. 🙏🙏🙏

Bagikan Artikel ini